Privacy Policy 

Algemeen

Gezinshuis Gaia  hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. 
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Gezinshuis Gaia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 
Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy; 
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt en met uw toestemming; Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. 
Als Gezinshuis Gaia zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document. 
 

Verwerking van persoonsgegevens van cliënten 

Persoonsgegevens van cliënten worden door Gezinshuis Gaia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: 
Interactie met de overheid in het belang van (en met toestemming van) de cliënt. 
Het helder krijgen van het kader waarbinnen de hulpverlening plaatsvindt en voor de vormgeving en uitvoering van opvoeding, verzorging, coaching, behandeling en diagnostiek. 
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 
Door de cliënt (mondeling- of schriftelijk) verstrekte informatie die nodig is om de aanmelding te kunnen verwerken en ten behoeve van het kunnen inschatten van of de hulpvraag passend is voor Gezinshuis Gaia. Samenwerkingsovereenkomst met handtekening op papier.  De overeenkomst(en) met betrekking tot verblijf/behandeling in Gezinshuis Gaia, en eventueel behandelplan, met handtekening op papier. 
Voor de bovenstaande doelstelling kan Gezinshuis Gaia de volgende persoonsgegevens van u vragen: 
- Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; Woonplaats; 
- Land Gemeente (Zakelijk) E-mailadres; (Zakelijk) Telefoonnummer; Faxnummer; 
- Website; BSN-nummer; Geslacht; Gezinssituatie; Burgerlijke staat; 
- Gezag; Geboortedatum; Geboorteplaats; School; Contactpersoon school; 
- Schoolverloop; Gezondheid; Gedrag; Ontwikkeling; Eerdere hulpverlening; 
- Sociaal netwerk; Geloofsgemeenschap; Verslaglegging van eerder onderzoek;  
- Overlijdensdatum.
 
Daarnaast kan tijdens het traject in gesprek andere privacygevoelige informatie naar boven komen. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat wanneer de cliënt deze informatie zelf verstrekt, deze akkoord gaat met registratie hiervan. Het kan gaan om privacy gevoelige informatie, zoals: 
Seksuele geaardheid; Strafrechtelijke gegevens; Politieke overtuiging; Religieuze opvatting of overtuiging; 
Schoolresultaten; Werkzaam bij organisatie;Inloggegevens (gebruikersnaam/wachtwoord). 
Uw persoonsgegevens worden door Gezinshuis Gaia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode: 
Gedurende de looptijd van het verblijf/behandeling bij Gezinshuis Gaia en 15 jaar vanaf de datum waarop het dossier werd aangemaakt of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is (art. 7.3.8 Jeugdwet).  
 

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers en Stagiaires 

Persoonsgegevens van Medewerkers en Stagiaires worden door Gezinshuis Gaia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: 
Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst. 
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 
De arbeidsovereenkomst. 
Voor de bovenstaande doelstelling kan Gezinshuis Gaia de volgende persoonsgegevens van u vragen: 
- Voornaam; 
- Tussenvoegsel; 
- Achternaam; 
- Telefoonnummer; 
- E-mailadres; 
- Geboortedatum; 
- Woonplaats; 
- Postcode; 
- Provincie; 
- Land; 
- Bankgegevens; 
- Kopie ID; 
- BSN-nummer; 
- CV; 
- Sollicitatiebrief; 
- VOG; 
- Registratienummers; 
- Beroepsverenigingen;
- Gegevens over gezondheid. 
Uw persoonsgegevens worden door Gezinshuis Gaia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode: 
Gedurende de periode dat men een contract of andersoortige werkovereenkomst (bv. inhuur) heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. 
 

Verwerking van persoonsgegevens van Vrijwilligers en Werkervaringsplaatsen 

Persoonsgegevens van Vrijwilligers en Werkervaringsplaatsen worden door Gezinshuis Gaia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling: 
Informatieverstrekking. 
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 
De vrijwilligersovereenkomst. 
Voor de bovenstaande doelstelling kan Gezinshuis Gaia de volgende persoonsgegevens van u vragen: 
- Voornaam; 
- Tussenvoegsel; 
- Achternaam; 
- Telefoonnummer; 
- E-mailadres; 
- Geboortedatum; 
- Woonplaats; 
- Postcode; 
- Provincie; 
- Land; 
- Bankgegevens; 
- Kopie ID; 
- BSN-nummer; 
- CV; 
- Sollicitatiebrief; 
- Registratienummers; 
- Beroepsverenigingen; 
- VOG. 
Uw persoonsgegevens worden door Gezinshuis Gaia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking gedurende de periode dat men een overeenkomst heeft. 
 

Foto’s van medewerkers op de website 

Persoonsgegevens van Medewerkers en Stagiaires kunnen door Gezinshuis Gaia eventueel verwerkt worden ten behoeve van de volgende doelstelling: 
Medewerkersfoto’s op de website (indien van toepassing). 
Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 
Bijlage bij het arbeidscontract. 
Voor de bovenstaande doelstelling kan Gezinshuis Gaia de volgende persoonsgegevens van u vragen: 
Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam; Foto; Functie; 
Informatie over werkervaring/specialisme. 
Uw persoonsgegevens worden door Gezinshuis Gaia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode: 
Gedurende de periode dat men een contract heeft. 
 

Verstrekking aan derden 

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.  
Zo kan het zijn dat wij gebruik maken van een derde partij voor: 
Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma; Het verzorgen van de (financiële) administratie; 
Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. 
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden (zoals onder andere; verwijzers, andere hulpverleners, school) indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. 

Binnen de EU 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. 

Minderjarigen 

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen van 15 jaar of jonger) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. 

Bewaartermijn 

Gezinshuis Gaia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Met betrekking tot het bewaren van de dossiers geldt het volgende: De gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van verblijf en/of behandeling bij Gezinshuis Gaia en 15 jaar vanaf de datum waarop het dossier werd aangemaakt of zoveel langer als redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige hulpverlening noodzakelijk is (art. 7.3.8 Jeugdwet). Met betrekking tot personeelsgegevens geldt dat deze gegevens na het aflopen van het contract verwijderd worden, met uitzondering van de salarisadministratie, die 7 jaar bewaard dient te worden. 
 

Beveiliging 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; 
Alle personen die namens Gezinshuis Gaia van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen; 
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Rechten omtrent uw gegevens  

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Heeft u toegestemd tot de verwerking van uw persoonsgegevens, dan behoudt u altijd het recht deze toestemming in te trekken. 

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. 

Vragen 

Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens 

Gezinshuis Gaia 
Carine Heuvel, eigenaar
Imboslaan 5
6952JM Dieren
[email protected]